„Rechnungen verschicken wir einzeln“
Drucken, als PDF speichern, Mail schreiben, Anhang suchen – bei jeder Rechnung. Und wer prüft, ob wirklich jede rausgegangen ist?
Werkzeugkasten für die Sage 100 · 8 Module
Belege versenden, ablegen und pflegen – automatisch.
Die Appontes PowerTools erledigen die Routine rund um die Sage 100: Rechnungen per E-Mail, PDFs nach DocuWare, SharePoint oder auf den Fileserver, Storno und Übernahme in Serie, Auswertungen nach Excel und Datenpflege per SQL – zeitgesteuert über einen Windows-Dienst.
- Mit Sage-Druckprozessen
- Vorschau & Dry-Run
- Läuft in Ihrem Netz
Echter Screenshot mit Beispiel-Kampagnen.
Arbeitet zusammen mit
- Sage 100
- Microsoft 365
- SMTP
- DocuWare
- SharePoint
- Teams
- SFTP
- FTP
- Fileserver
- Excel
- Sage DMS
8
Module in einem Programm
7
Ziele: E-Mail, DocuWare, SharePoint, SFTP …
5
Zeitplan-Arten bis zum Intervall
0
Änderungen an der Sage-Installation
Ausgangslage
Die Sage 100 kann viel. Aber manches erledigt sie nur Beleg für Beleg.
Diese drei Sätze hören wir in Sage-Projekten immer wieder.
„Das PDF fehlt im Archiv“
DocuWare, SharePoint oder der Fileserver sollen jeden Beleg haben – richtig benannt, richtig indexiert. Von Hand klappt das nur an guten Tagen.
„Das ändern wir mal eben in allen Kunden“
Zahlungskonditionen umstellen, Testbelege stornieren, Listen für die Geschäftsleitung ziehen – oft per Hand oder per Skript ohne Netz und doppelten Boden.
Die Module
Ein Werkzeugkasten für die Routine rund um die Sage 100.
Alle Module folgen demselben Prinzip: Belege oder Daten per Filter oder SQL auswählen, das Ergebnis in der Vorschau prüfen, dann ausführen – einmalig auf Knopfdruck oder regelmäßig per Zeitplan. Die PDFs erzeugt der Druckprozess der Sage, sie sehen also genauso aus wie gewohnt.
- Zentrale Versandprofile für Mailserver, Archive und Ablageziele
- Kampagnen exportieren und in andere Mandanten oder Installationen importieren
- Modular lizenziert – Sie zahlen nur, was Sie nutzen
- Sage 100 Belege per SQL
- Druckprozess PDF wie gewohnt
- PowerTools Kampagne
- E-Mail M365 / SMTP
- Ablage DocuWare & Co.
Belegversand per E-Mail
Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Mahnungen als PDF aus dem Sage-Druckprozess – mit eigener HTML-Vorlage über Microsoft 365 oder SMTP versendet.
- Empfänger per SQL je Beleg
- Platzhalter
- CC/BCC
- Vorschau
- Versand-History
Im Detail
- Der Sage-Druckprozess erzeugt das PDF, auf Wunsch mit Beleghintergrund (Briefpapier).
- Mehrfachversand-Schutz über das Versand-Log und ein Sage-UserField am Beleg.
- Vor dem Versand zeigt die Vorschau jede E-Mail mit Empfänger und Betreff.
Upload & Ablage
Belege als PDF dorthin, wo sie gebraucht werden – nach DocuWare, SharePoint/Teams, per FTP/SFTP oder auf den Fileserver, in frei definierbarer Ordnerstruktur.
- DocuWare
- SharePoint/Teams
- SFTP
- FTP
- Dateisystem
Im Detail
- Dateiname-Schema mit Platzhaltern, z. B. {Belegjahr}\{KundeKonto}\{Belegnummer}.pdf – fehlende Ordner werden angelegt.
- Große Dateien nach SharePoint per Upload-Session in Teilen.
- Jeder Beleg wird nur einmal hochgeladen, das Upload-Log zeigt jeden Lauf.
Beleg-Operationen
Belege in Serie stornieren, kopieren oder in den Folgebeleg übernehmen – Auswahl per SQL, Ausführung über die Sage-Standardlogik.
- Storno
- Kopie
- Übernahme
- Zieldatum
- Bearbeiter
Im Detail
- Storno erzeugt den verlinkten Storno-Beleg wie in der Sage.
- Übernahme legt den Folgebeleg im selben Vorgang an – gleiche Vorgangs-ID, gleicher Kunde.
- Ergebnisliste mit alter und neuer Belegnummer, Status und Dauer.
SQL → Excel
Eigene Auswertungen direkt aus der Sage-Datenbank – als neue Excel-Datei oder in eine bestehende Vorlage geschrieben und automatisch verteilt.
- SQL-Editor
- Vorschau
- Excel-Vorlage
- FTP/SFTP
Im Detail
- SQL-Editor mit Syntax-Hervorhebung, Schema-Browser und WHERE-Filter-Assistent.
- Nur SELECT bzw. WITH erlaubt – schreibende Anweisungen werden abgewiesen.
- Ausgabe in ein Tabellenblatt ab einer Startzelle, damit Pivot und Diagramme der Vorlage weiterlaufen.
Datenpflege
Massenänderungen an Stammdaten und Belegen kontrolliert per SQL – mit Vorher/Nachher-Snapshot, Transaktion und Statusbericht.
- Dry-Run
- Transaktion
- Pro Zeile oder Bulk
- Excel-Bericht
Im Detail
- Die Select-Abfrage liefert die Zeilen, ihre Spalten stehen als @Parameter im Änderungs-SQL bereit.
- Bei einem Fehler wird die gesamte Transaktion zurückgerollt.
- Der Statusbericht kommt als Excel-Datei per E-Mail.
DMS-Nacharchivierung
Fehlende Archivdrucke im Sage DMS nachholen – Belege per Druckprozess ablegen und das Archivdruck-Kennzeichen setzen.
- Druckprozess
- Archivdruck-Flag
- Dry-Run
- Statusbericht
Im Detail
- Ideal nach einer DMS-Einführung oder wenn Belege ohne Archivierung gedruckt wurden.
- Läuft auf Wunsch nachts über den Windows-Dienst.
E-Mail-Validierung
Prüft alle E-Mail-Adressen in Adressen und Ansprechpartnern, erkennt 19 Fehlerarten und schlägt Korrekturen vor.
- Auto-Korrektur
- Tippfehler-Domains
- MX-Prüfung
- SMTP-Probe
Im Detail
- Trivialfehler wie Leerzeichen, Umlaute oder „gmial.com“ werden einzeln oder gesammelt korrigiert.
- Der optionale Server-Check fragt MX und SMTP ab, ohne eine E-Mail zu senden.
- Korrekturen werden per parametrisiertem UPDATE in die Sage zurückgeschrieben.
Druck-Stresstest
Wie hält die Sage 100 viele gleichzeitige Druckaufträge aus? Mehrere Benutzer drucken parallel, die Laufzeiten werden gemessen.
- Mehrere Benutzer
- Iterationen
- Parallelität
- Preflight
Im Detail
- Modus „Stresstest“ (jede Sitzung druckt alle Belege) oder „Nachdruck“ (Belege werden verteilt).
- Vor dem Start prüft ein Preflight alle Benutzer-Anmeldungen.
- Hilfreich vor einem Serverumzug oder nach einem Sage-Update.
So sieht es aus
Einblicke ins Programm.
Screenshots aus dem echten Programm – mit Beispiel-Kampagnen der fiktiven Mustermann GmbH gegen die Sage-Demodatenbank. Klicken Sie auf ein Bild, um es in voller Größe zu sehen und hineinzuzoomen.
Belegversand
Bevor eine E-Mail rausgeht, zeigt die Vorschau Empfänger und Betreff je Beleg. Belege ohne Empfänger werden erkannt und nicht versendet.
- Empfänger aus der Sage-Adresse
- Betreff mit Platzhaltern
- Einzelne Belege abwählbar
E-Mail-Vorlage
Betreff und Text mit Platzhaltern aus dem Beleg und eigenen SQL-Spalten, inklusive Format-Modifiern für Datum und Betrag.
- {Belegnummer}, {Belegdatum:dd.MM.yyyy}
- {Bruttobetrag:eur}
- Eigene Spalten per Platzhalter-SQL
Upload-Kampagne
Versandprofil wählen, Sage-Druckprozess festlegen, Dateiname-Schema eintragen – fertig ist die Ablage nach DocuWare, SharePoint, SFTP oder auf den Fileserver.
- Zentrale Versandprofile
- Beleghintergrund optional
- Ordnerstruktur aus dem Schema
DocuWare-Mapping
Geführtes Mapping von Beleg, Konto, Adresse und Ansprechpartner auf die Indexfelder des Archivs – die nötigen JOINs erzeugt der Mapper selbst.
- Schema aus dem File-Cabinet
- Geführt oder per Ausdruck
- Typgerechte Werte
DocuWare-Vorschau
Für einen Beispielbeleg zeigt die Vorschau alle Kopf-Indexfelder und die Positionszeilen für das Tabellenfeld – bevor das erste Dokument hochgeladen wird.
- Kopf-Indexfelder
- Positionen als Tabellenfeld
- Rückschreiben nach dem Upload
Geplante Jobs
Der Windows-Dienst führt Kampagnen nach Zeitplan aus. Die Übersicht zeigt nächste Auslösung, letzten Lauf und Ergebnis jedes Jobs.
- Einmalig bis Intervall
- Jetzt ausführen
- Aktivieren / Deaktivieren
SQL → Excel
SQL-Editor mit Syntax-Hervorhebung und Vorschau der ersten 100 Zeilen, Ausführung direkt nach Excel – hier der Umsatz je Kunde aus der Sage-Demodatenbank.
- Nur lesende Abfragen
- @Mandant als Parameter
- Ausgabe in Vorlage
Beleg-Operationen
Belege per SQL selektieren, auswählen und in einem Durchgang stornieren, kopieren oder in den Folgebeleg übernehmen.
- Storno-Belegart aus der Sage
- Zieldatum frei wählbar
- Bearbeiter übernehmen
Datenpflege
Auswahl per Select-SQL, Änderung per Mutation-SQL – mit Vorher/Nachher-Snapshot, Transaktion und Statusbericht per E-Mail.
- Dry-Run
- Pro Zeile oder Bulk
- Excel-Bericht
E-Mail-Validierung
Alle E-Mail-Adressen aus Adressen und Ansprechpartnern auf einen Blick – fehlerhafte Einträge markiert, mit Vorschlag zur Korrektur.
- 19 Fehlerarten
- Server-Check ohne Versand
- Rückschreiben in die Sage
Versandprofile
Mailserver, Archive und Ablageziele werden zentral gepflegt und von allen Kampagnen gemeinsam genutzt. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
- SMTP und Microsoft 365
- DocuWare und SharePoint
- FTP
- SFTP und Dateisystem
Stresstest
Druckprozess, Iterationen, parallele Anfragen und Verzögerung einstellen – dann drucken mehrere Benutzer gleichzeitig, und die Laufzeiten werden gemessen.
- Stresstest oder Nachdruck
- Preflight der Anmeldungen
- Ausgabe als PDF oder auf Drucker
DocuWare-Anbindung
Jeder Beleg im Archiv – mit Indexfeldern und Positionen.
Der Mapper lädt das Schema direkt aus Ihrem File-Cabinet. Sie ordnen jedem Indexfeld ein Sage-Feld zu – aus Beleg, Konto, Adresse oder Ansprechpartner.
Die nötigen Abfragen und JOINs erzeugen die PowerTools selbst. Für Sonderfälle fassen Ausdrücke wie {Belegjahr}-{Belegnummer} mehrere Felder zusammen.
- Tabellenfelder: Belegpositionen landen Zeile für Zeile im mehrzeiligen DocuWare-Feld
- Typgerecht: Datum, Dezimal und Text so, wie das Archiv sie erwartet
- Rückschreiben: DocuWare-ID und Viewer-Link nach dem Upload ins Benutzerfeld des Belegs
- Cloud und On-Premise: Anmeldung über den DocuWare Identity Service
Nicht DocuWare? Dieselbe Kampagne legt Belege auch nach SharePoint / Teams, per SFTP, FTP oder auf den Fileserver ab –
mit Ordnerstruktur wie {Belegjahr}\{KundeKonto}\{Belegnummer}.pdf.
Automatisierung
Einmal einrichten – der Windows-Dienst erledigt den Rest.
E-Mail-Kampagnen, Uploads, Datenpflege und Nacharchivierung laufen nach Zeitplan im Hintergrund. Jeder Beleg wird genau einmal verarbeitet, jeder Lauf protokolliert – und wenn etwas schiefgeht, steht es im Statusbericht.
Windows-Dienst
Ein eigener Dienst führt alle geplanten Kampagnen aus – auch nachts und am Wochenende, ohne dass jemand angemeldet ist.
läuft ohne AnmeldungZeitpläne
Jeder Job bekommt seinen eigenen Zeitplan, z. B. werktags 06:00 oder stündlich ab 07:00.
einmalig · täglich · wöchentlich · monatlich · IntervallJob-Übersicht
Alle Jobs mit Zeitplan, letztem Lauf und Ergebnis. „Jetzt ausführen“ startet einen Job sofort.
nächste AuslösungMehrfach-Schutz
Ein Beleg wird pro Kampagne nur einmal versendet oder hochgeladen. Bei Bedarf setzen Sie einzelne Belege gezielt zurück.
Log + Sage-UserFieldRückschreiben
DocuWare-ID, Viewer-Link oder Versanddatum landen in Benutzerfeldern des Belegs – sichtbar in der Sage.
nach dem UploadStatusberichte
Auf Wunsch kommt nach jedem automatischen Lauf ein Bericht per E-Mail, bei Datenpflege als Excel-Datei.
nach jedem LaufProtokolle
Wann ging welcher Beleg an wen? Die History beantwortet es – exportierbar als CSV.
Versand- und Upload-LogKommandozeile
Kampagnen lassen sich auch ohne Oberfläche starten, etwa aus einem bestehenden Skript heraus.
headlessSo geht's
In drei Schritten zur ersten automatischen Kampagne.
Die Einrichtung übernehmen wir gern gemeinsam mit Ihnen. Halten Sie den Zugang zur Sage 100 und zu Ihrem Mailserver bzw. Archiv bereit.
- 1
Installieren
Ein Setup installiert Programm und Windows-Dienst auf einem Rechner mit Sage-100-Client – meist auf dem Applikations- oder Terminalserver.
Windows · Sage 100 · SQL Server - 2
Einrichten
Versandprofile anlegen, Kampagne konfigurieren, Belegauswahl per Filter oder SQL festlegen und das Ergebnis in der Vorschau prüfen.
Vorschau · Dry-Run - 3
Automatisieren
Zeitplan hinterlegen – ab dann erledigt der Windows-Dienst die Arbeit. Ergebnisse stehen in der Job-Übersicht und auf Wunsch im Statusbericht.
Zeitplan · Statusbericht
Sicher im Betrieb
Ihre Daten bleiben in Ihrem Netz.
Die PowerTools laufen auf Ihrem Server und sprechen direkt mit Ihrer Sage-Datenbank, Ihrem Mailserver und Ihren Ablagezielen. Es gibt keinen Cloud-Dienst dazwischen, über den Belege oder Zugangsdaten laufen.
- Anmeldung mit Sage-Benutzer oder Windows-Konto, Zugriff je Mandant
- Passwörter und Client-Secrets verschlüsselt gespeichert
- Auswertungen nur lesend – schreibende SQL-Anweisungen werden abgewiesen
- Datenpflege in Transaktionen, mit Dry-Run und Vorher/Nachher-Snapshot
- Betrieb auch ohne AppData – für Umgebungen mit strengem Endpoint-Schutz
Lizenz
Modular lizenziert: Sie zahlen nur, was Sie nutzen.
Jedes Modul wird einzeln freigeschaltet und lässt sich jederzeit ergänzen. Versandprofile, Job-Übersicht, Windows-Dienst und E-Mail-Validierung gehören zur Grundausstattung. Welche Module Sie freigeschaltet haben, zeigt das Programm jederzeit an.
| Modul | Wofür |
|---|---|
| Belegversand | Rechnungen, AB, Lieferscheine, Mahnungen per E-Mail |
| Upload & Ablage | DocuWare, SharePoint/Teams, SFTP, FTP, Dateisystem |
| Beleg-Operationen | Storno, Kopie und Übernahme in Serie |
| SQL → Excel | Auswertungen mit Verteilung |
| Datenpflege | Massenänderungen per SQL mit Snapshot |
| DMS-Nacharchivierung | Archivdrucke im Sage DMS nachholen |
| Druck-Stresstest | Last und Laufzeiten messen |
Vorführung & Angebot
Live, online und unverbindlich
Wir zeigen Ihnen die PowerTools an Ihren Abläufen und erstellen ein Angebot für genau die Module, die Sie brauchen.
Vorführung anfragen- Einrichtung gemeinsam mit Ihnen
- Module jederzeit erweiterbar
- Support direkt vom Entwickler-Team
- Für Sage-Partner: Einsatz bei Ihren Kunden
Lieber direkt? 0741 20679690
Wer dahintersteht
Warum wir die PowerTools entwickelt haben.
„Können wir die Rechnungen nicht automatisch verschicken?“ – „Wie kommen die Belege ins DocuWare?“ – „Kannst du mal eben bei allen Kunden …?“ Diese Fragen hören wir in Sage-Projekten seit Jahren. Jedes Mal entstand ein Skript, ein Einzelprogramm, eine Sonderlösung.
Die PowerTools bündeln diese Lösungen in einem Programm mit einheitlicher Bedienung: auswählen, Vorschau prüfen, ausführen – und bei Bedarf automatisch nach Zeitplan. Entstanden aus echten Anforderungen unserer Kunden und im täglichen Einsatz weiterentwickelt.
Die Appontes GmbH aus Rottweil ist zertifizierter Sage-Partner. Beratung und Entwicklung sitzen an einem Tisch – Ihre Rückmeldung landet direkt bei dem, der den Code schreibt.
Mehr über Appontes
Sage-100-Spezialist und anerkannter xRM-Experte. Richtet mit Ihnen die ersten Kampagnen ein.
Früher Entwicklungsleiter von Sage 100 xRM, über 20 Jahre Softwareentwicklung. Hat die PowerTools entwickelt.
Häufige Fragen
Was uns Interessenten oft fragen.
Für welche Sage 100 sind die PowerTools gedacht?
Für die Sage 100 (Warenwirtschaft und Rechnungswesen) auf Microsoft SQL Server. Die PowerTools nutzen die Sage-Druckprozesse und die Sage-Logik für Storno und Übernahme – die Belege sehen also genauso aus wie beim Druck aus der Sage. Welche Version bei Ihnen im Einsatz ist, klären wir gern vorab.
Muss an der Sage etwas angepasst werden?
Nein. Die PowerTools werden neben der Sage installiert und greifen über die Sage-Anmeldung und die Sage-Datenbank zu. Für den Mehrfachversand-Schutz oder das Rückschreiben von DocuWare-IDs können Sie optional Benutzerfelder am Beleg verwenden.
Wie werden E-Mails verschickt?
Über Ihr eigenes Postfach – per Microsoft 365 (Graph API) oder per SMTP. Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt in einem zentralen Versandprofil, das alle Kampagnen gemeinsam nutzen.
Welche Ablageziele werden unterstützt?
DocuWare (Cloud und On-Premise) mit Indexfeldern, Tabellenfeldern und Rückschreiben, SharePoint bzw. Microsoft Teams über Microsoft Graph, FTP/FTPS, SFTP und das Dateisystem bzw. ein Netzlaufwerk mit frei definierbarer Ordnerstruktur.
Was passiert, wenn ein Job zweimal läuft?
Nichts Doppeltes. Jede Kampagne führt ein Versand- bzw. Upload-Log und kann zusätzlich ein Benutzerfeld am Beleg setzen. Bereits verarbeitete Belege werden übersprungen. In der History können Sie einzelne Belege gezielt zurücksetzen, wenn sie erneut verschickt werden sollen.
Kann ich Änderungen erst testen?
Ja. E-Mail-Versand, Upload, Datenpflege und Nacharchivierung haben einen Dry-Run, Belegversand und DocuWare-Mapping eine Vorschau mit echten Werten. Datenpflege läuft in einer Transaktion und hält einen Vorher/Nachher-Snapshot fest.
Brauche ich alle Module?
Nein. Die PowerTools werden modular lizenziert – Sie schalten genau die Module frei, die Sie brauchen, und können jederzeit weitere ergänzen. Der Lizenzstatus mit allen freigeschalteten Modulen ist im Programm jederzeit sichtbar.
Unser Endpoint-Schutz sperrt AppData – geht das trotzdem?
Ja. Die PowerTools lassen sich in einem Modus ohne AppData betreiben, Daten und temporäre Dateien liegen dann in einem freigegebenen Verzeichnis. Programm und Dienst arbeiten dabei mit derselben Datenbasis.
Ich bin Sage-Partner – kann ich die PowerTools bei meinen Kunden einsetzen?
Sehr gern. Sprechen Sie uns an, wir stimmen Lizenzierung, Einrichtung und Support für Ihre Kunden mit Ihnen ab.
Jetzt anfragen
Zeigen Sie uns Ihre Routine – wir zeigen Ihnen die PowerTools.
Sagen Sie uns kurz, was bei Ihnen heute noch von Hand passiert. Wir melden uns innerhalb eines Werktags und zeigen Ihnen in einer Online-Vorführung, wie die PowerTools das für Sie erledigen.
- Unverbindliche Vorführung, online
- Angebot für genau Ihre Module
- Spezialisten für Sage 100 und SQL Server
Lieber direkt? Rufen Sie uns an unter 0741 20679690 oder schreiben Sie an info@appontes.de.